Laut Definition sind Gruppenreisen solche Reisen, an welchen eine größere Zahl von Personen in Form einer geschlossenen Gruppe teilnimmt. Die tragenden Merkmale einer Gruppenreise sind die gemeinsame An- und Abreise sowie die Teilnahme der überwiegenden Anzahl der Reisenden an einem gemeinsamen Reise- oder Besichtigungsprogramm. Die einzelnen Teilnehmer wissen von vornherein, dass sie ihre persönlichen Vorlieben und Interessen zugunsten der Interessen der Gruppe zurückstellen müssen. Eine Gruppenreise kann niemals so zeitlich flexibel sein wie beispielsweise eine Individualreise. Selbst eine Pauschalreise ist von ihrer Natur flexibler strukturiert als eine Gruppenreise. Typisches Transportmittel für eine Gruppenreise ist in den allermeisten Fällen der Bus, aber auch mit der Eisenbahn oder sogar mit dem Flugzeug können Gruppenreisen unternommen werden. Ein eher untypisches Transportmittel für Gruppenreisen ist das Schiff.
Gruppenreisen haben einen markanten Vorteil gegenüber allen anderen Formen des Reisens und das ist der Preis. Sehr oft wird Gruppen von Hotels, Museen oder anderen Besichtigungspunkten ein gesonderter Tarif eingeräumt, der oft deutlich unter den Preisen für Einzelreisende liegt. Auch kleinere Gruppen können häufig in den Genuss solcher Ermäßigungen kommen. Öffentliche Einrichtungen, wie beispielsweise Museen, machen Gruppenpreise auch öffentlich bekannt, während man Sonderpreise für Gruppen bei Restaurants oder Hotels auch bei diesen nachfragen muss. Ein nicht zu unterschätzender, Kosten reduzierender, Faktor ist natürlich das gemeinsame Transportmittel.
Gruppenreisen bergen aber auch Nachteile. Jeder Teilnehmer muss Einschränkungen hinnehmen und seine persönlichen Aktivitäten dürfen den Ablauf der Gruppenreise nicht maßgeblich stören. Der Zeitplan muss nun einmal eingehalten werden. Der Einzelne kann nur selten an Orten, wo es ihm besonders gut gefällt, eine längere Zeit verweilen. Der Termin für eine Gruppenreise ist fast immer von vornherein festgelegt und so gut wie nie flexibel. In Österreich und Deutschland fallen Gruppenreisen unter das Reiserecht.